Bakx & Snorn Strafrechtadvocaten – Privacyreglement persoonsgegevens

Aanhef
1. Een ieder kan Bakx & Snorn Strafrechtadvocaten (hierna: B&S) verzoeken om juridische bijstand. Voor het aanmaken van een relatie en een digitaal en feitelijk dossier vragen wij naar verschillende persoonsgegevens van de cliënt. Vervolgens gebruiken wij deze persoonsgegevens voor het vertegenwoordigen van de cliënt (in rechte) en voor het aanvragen van gesubsidieerde rechtsbijstand.
2. In dit reglement staat op welke wijze wij omgaan met de persoonsgegevens en wat de rechten van de cliënt zijn.

Begripsbepalingen
3. In dit privacyreglement persoonsgegevens wordt verstaan onder:
a. persoonsgegevens: elk gegeven betreffende een natuurlijke persoon met een geldig identiteitsbewijs
b. verwerking persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;
c. cliënt: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft en die juridische bijstand vraagt bij B&S;
d. verantwoordelijke: degene die vaststelt welke persoonsgegevens verwerkt worden en wat het doel van die verwerking is. Voor B&S zijn dit de maten, mevrouw mr. E.M. Bakx en mr. R.P. Snorn;
e. bewerker: degene die in opdracht van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt en daardoor expliciet is geautoriseerd. Dit zijn onze advocaten en juridisch medewerker(s).
Toepassingsbereik
4. Dit reglement heeft betrekking op alle persoonsgegevens van de cliënt die door B&S worden verwerkt.

Doelstellingen reglement
5. Dit reglement heeft tot doel:
a. de persoonlijke levenssfeer van de cliënt te beschermen tegen verkeerd en onbedoeld gebruik van de persoonsgegevens;
b. vast te stellen welke persoonsgegevens worden verwerkt en met welk doel dit gebeurt;
c. de zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens te waarborgen;
d. de rechten van de cliënt te waarborgen;
e. te voldoen aan de geldende wetgeving, met name de Algemene Verordening Persoonsgegevens.

Doeleinden van de gegevensverwerking
6. De persoonsgegevens worden gebruikt voor de uitvoering van de door de cliënt of door de rechtbank aan B&S verstrekte opdracht met de volgende doelen:
a. ten behoeve van de behartiging van de cliënts belang (vaak in het kader van een gerechtelijke procedure);
b. om contact te onderhouden met de cliënt;
c. gerechtelijke procedures te voeren;
d. verzoeken om gefinancierde rechtsbijstand in te dienen;
e. innen van declaraties;
f. voldoen aan de juridische en wettelijke verplichtingen.
7. Persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor zover dat gebruik verenigbaar is met deze doelen van de gegevensverwerking. B&S verwerkt niet meer gegevens dan noodzakelijk is om die vastgestelde doelen te bereiken.

De soort persoonsgegevens
8. De volgende gegevens kunnen van de cliënt worden geregistreerd:
a. achternaam (inclusief tussenvoegsel), voornamen, roepnaam, voorletters;
b. geboortedatum, geboorteplaats;
c. geslacht;
d. woon- en/of postadres;
e. telefoonnummer, e-mailadres;
f. persoonsgebonden nummer (BSN) of vreemdelingennummer;
g. burgerlijke staat, wel of geen kinderen.
9. Daarnaast kunnen nog de volgende gegevens die betrekking hebben op de omgeving van de cliënt en/of de zaak worden geregistreerd:
a. gegevens van een op hetzelfde adres wonende partner;
b. bijzondere omstandigheden leefsituatie;
c. gegevens bijzonder contactpersoon van de cliënt;
d. het strafrechtelijk verleden van de cliënt;
e. de (geestelijke) gezondheid van de cliënt;
f. omschrijving van de soort juridische bijstand;
g. omschrijving van de verdenking.
10. Welke gegevens in een specifieke zaak worden verwerkt, is afhankelijk van het soort zaak.
11. De gegevens die verwerkt worden, zijn ofwel direct afkomstig van de cliënt zelf, ofwel verkregen via instanties als het Openbaar Ministerie, de Rechtspraak, de Raad voor Rechtsbijstand, de Reclassering en/of de Raad voor de Kinderbescherming.

Goedkeuring en grondslag gebruik persoonsgegevens
12. De persoonsgegevens worden alleen met medeweten en toestemming van de cliënt gebruikt.
13. B&S verwerkt de hierboven genoemde persoonsgegevens uitsluitend op basis van de hierna te noemen gronden als bedoeld in artikel 6 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming:
wettelijke verplichting
a. uitvoering van een overeenkomst;
b. verkregen toestemming van betrokkene(n);
c. gerechtvaardigd belang.

Verstrekken gegevens aan derden
14. De persoonsgegevens worden uitgewisseld met derden waar B&S mee (samen)werkt, uitsluitend voor zover dat voor de behartiging van de belangen van de cliënt noodzakelijk is en/of omdat het delen wettelijk verplicht is.
15. Wij hebben daarbij gecheckt of de betreffende derde beschikt over een privacyreglement dat voldoet aan de eisen van de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
16. In concreto kan het (onder meer) gaan om de volgende derden:
a. het Openbaar Ministerie;
b. de Rechtspraak;
c. de Raad voor Rechtsbijstand;
d. de Reclassering;
e. de Raad voor de Kinderbescherming;
f. de Nederlandse Gemeenten;
g. advocaten aangesloten bij de Nederlandse Orde van Advocaten.
17. Het delen van gegevens geschiedt uitsluitend met medeweten en instemming van de cliënt. 

Bewaartermijnen
18. B&S bewaart de persoonsgegevens zo kort als mogelijk, maar zo lang als noodzakelijk is voor de afhandeling van de zaak en zo lang de wettelijke bewaartermijn geldt
19. B&S archiveert ieder dossier waarin de persoonsgegevens zijn verwerkt gedurende zeven jaren na de datum van sluiting van het dossier. Daarna heeft B&S het recht het dossier te vernietigen.

Toegang
20. Alleen bewerkers die daarvoor gemachtigd zijn door de verantwoordelijke hebben toegang tot het systeem van gegevensverwerking.
21. Gemachtigde bewerkers hebben een verklaring ondertekend dat zij dit privacyreglement persoonsgegevens kennen en dat zij daarmee akkoord zijn.
22. De toegang tot het gegevensbestand is beveiligd met wachtwoorden.

Beveiliging en geheimhouding
23. B&S neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om te voorkomen dat de persoonsgegevens worden beschadigd, verloren gaan of onrechtmatig worden verwerkt. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.
24. Iedereen die betrokken is bij de uitvoering van dit reglement, en daarbij de beschikking krijgt over persoonsgegevens die vertrouwelijk zijn of geheim moeten worden gehouden en voor wie niet reeds uit hoofde van beroep, functie of wettelijk voorschrift een geheimhoudingsplicht geldt, is verplicht tot geheimhouding van die persoonsgegevens daarvan.

Rechten van de cliënt
25. Een verzoek tot inzage, correctie, beperking, verzet, overdraagbaarheid van gegevens, verwijdering van de persoonsgegevens of intrekking van eerder gegeven toestemming, kan de cliënt te allen tijde indienen bij de verantwoordelijke.
26. Er kunnen zich omstandigheden voordoen waarbij B&S aan een dergelijk verzoek geen of niet volledige uitvoering kan geven. Hierbij valt te denken aan de geheimhoudingsplicht van advocaten en wettelijke bewaartermijnen. B&S kan, als ten gevolge van het verzoek van de cliënt onze werkzaamheden feitelijk niet zijn uit te voeren, de door de cliënt of de rechtbank aan B&S verstrekte opdracht beëindigen.

Klachten
27. Wanneer de cliënt van mening is dat het doen en laten van B&S niet in overeenstemming is met de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming of zoals dit is uitgewerkt in dit privacyreglement, kan de cliënt een klacht indienen bij de verantwoordelijke. De verantwoordelijke behandelt de klacht conform de kantoorklachtenregeling van B&S (zie onze website).
28. Overeenkomstig de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming kan de cliënt zich eveneens wenden tot de rechter of de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijziging reglement
29. Dit reglement kan door de verantwoordelijke worden gewijzigd. Wijzigingen van het reglement worden op de website van B&S gepubliceerd.

Slotbepaling
30. Dit privacyreglement wordt openbaar gemaakt via de website van B&S en is door deze openbaarmaking in werking getreden.
31. Bij vragen of opmerkingen over de verwerking van uw persoonsgegevens en dit privacyreglement kunt u contact opnemen met de verantwoordelijke op ons telefoonnummer 0513 201084 of ons e-mailadres info@bakx-snorn.nl .

Heerenveen, februari 2020